Mikael Telerud och Wolfgang Zielke, Fleet managers på Skanska sedan sex respektive två år, har för tillfället en flotta på 1 700 bilar. I takt med att Skanskas behov, mål och satsningar utvecklas – och den tekniska utvecklingen fortskrider – ställs hela tiden nya krav på fordonsflottan. En grundförutsättning för att hantera det är att man har en samsyn inom bolaget.

– Väl genomtänkta riktlinjer och policys som är förankrade med ledningen är en viktig hörnsten i vårt arbete. Men det räcker inte; vi måste sedan säkerställa att vi har, och förtjänar, mandat och ansvar att ta beslut i sakfrågor som rör våra fordon, säger Mikael Telerud.

Verksamhetsnära arbete

Ytterligare en framgångsfaktor är en grundläggande kunskap om- och förståelse för verksamhetens behov och krav. På Skanska värderas ett verksamhetsnära know-how högt och de har därför valt att hålla arbetet med riktlinjer och policys internt. Input får de dels från ledningen, i form av verksamhetsmål, men lika mycket från medarbetare.

Fordonsfrågan får inte bli en skrivbordsprodukt

– Fordonsfrågan får inte bli en skrivbordsprodukt som endast ledningen har något att säga om. Hela verksamheten ska känna sig delaktiga – vilket är särskilt viktigt för bruksfordon – för till syvende och sist är det deras vardag och arbetsmiljö det rör sig om. Det är från fältet vi får underlag till många viktiga förbättringar, berättar Wolfgang Zielke.  

Skanskas fordonspark består av 1 000 bruksfordon och 700 personbilar där kraven samt förutsättningarna dem emellan skiljer sig av naturliga skäl vad gäller användningsområde och kapacitet, men även vad gäller arbetsmiljö och miljöaspekterna. Personbilarna delas upp i tre olika kategorier beroende på grad av bilanvändning där vissa bilar finansieras av medarbetaren genom löneavdrag, medan andra räknas som förmåner.

Administrativt jättearbete

– Rent administrativt är det ett jättearbete med en vagnpark av vår storlek. Dels är det funktionella samt miljö- och säkerhetsmässiga faktorer som måste kontrolleras, dels skattemässiga krav och rutiner samt inte minst ekonomiska nyckeltal som måste levas upp till, säger Wolfgang Zielke.

Även inköps- och avtalsfrågor kräver mycket administration och leder till många frågor. Man kan göra det enklare genom att begränsa valmöjligheterna när det kommer till vilka fordon som får köpas in, säger Mikael Telerud. Och visst finns det begränsningar redan idag i såväl utbud och valmöjlighet hos såväl bruksfordon som personbilar men för Skanska är fordonen en viktig del av verksamheten, både ur ett produktivitets- och ett HR-perspektiv beroende på vilken biltyp vi pratar om.

Ekonomiska nyckeltal som måste levas upp till

– Vi har istället valt att satsa på fler valbara bilmodeller och en effektiv administration av vår flotta. Det gör att vi kan erbjuda attraktiva och miljövänliga produkter till våra medarbetare.

Effektiv administration och uppföljning skapas bland annat via outsourcing och ett nära samarbete med leasingpartnern som också är leverantör av administrationen.  Förutom att säkerställa att bilparken sköts korrekt kan de nu få återrapportering på den nivå de själva önskar. Det lämnar plats åt det visionära arbetet som ska driva fordonshantering framåt.

– Tekniska hjälpmedel – såsom elektroniska körjournaler – i all ära men vi ser begränsad nytta av standardrutbudet idag. Med det sagt pågår just nu försök med elektroniska körjournaler, men tidigare erfarenheter visar att mycket arbete faktiskt ändå görs bättre, och lättare på det ”konventionella sättet”, avslutar Wolfgang Zielke.