– Digitala lösningar har gjort det möjligt för företag att effektivisera processer och fatta bättre och rationellt grundade beslut, säger Per Åkerstrand, Affärsområdesansvarig för Connected Car på Dialect.

Dialect är leverantör av IT- och telefonilösningar till företag med syftet att få allt att fungera ihop, oavsett tid, plats eller lösning. Bland sina olika tjänster ser de en tydlig efterfrågeökning av helhetslösningen Connected Car som erbjuder ett brett urval av digitalt baserade fordonstjänster inom Fleet Management.

Digitaliserad helhetslösning skapar ordning

– Många företag investerar mycket kapital i sina fordonsflottor och har därför ett behov av att hålla ordning och reda på sina bilar. Allt fler har också sett möjligheterna med en digitaliserad helhetslösning inom Fleet Management eftersom uppkoppling effektiviserar hela hanteringen.  

Som företag bör man fråga sig om även support ska ske på distans

Per Åkerstrand säger att en kvalitetslösning inom Fleet Management ska ge kunder möjlighet att anpassa sitt system allt eftersom behovet förändras. Hans råd till företag brukar vara att utgå ifrån dagens behov men att också fundera på hur verksamheten och kraven kan förändras. Att sitta med en rad olika system för olika funktioner leder bara tillbaka till ruta noll, med systemintegrationer och manuell handpåläggning som följd. Dessutom:

– Uppkoppling och distanslösningar i all ära, ibland är även närhet värdefullt. Som företag bör man fråga sig om även support ska ske på distans eller om frågor som installation och projektledning av systemet känns bättre att ta med en lokal aktör.

Körjournalen sköter sig själv

Han berättar att för Dialect är även de lokala företagscentren en viktig del i Connected Car. Kunder upplever trygghet i personlig och nära rådgivning kring såväl helhet som specifika tjänster. Per Åkerstrand berättar att elektroniska körjournaler är ett exempel på en specifik tjänst som talar direkt till många verksamheter och fordonsansvariga.

– Just rutinen med körjournaler är något som med papper och penna upplevs som svår att upprätthålla. När varje anställd som kör någon av företagens bilar behöver registrera användningen i form av sträcka, tid och plats blir processen många gånger både tidsödande och bortglömd, säger Per Åkerstrand och fortsätter:

En elektronisk körjournal är en investering som sparar både tid och pengar

– Samtidigt är det en viktig information för företaget. Att ha korrekt och uppdaterad data är viktigt dels för att rent ekonomiskt kunna försvara företagets bilanvändning, dels skattemässigt för både arbetsgivare och arbetstagare.

Att Skatteverket kan gå tillbaka hela fem år i tiden för att kontrollera underlaget är det inte alla som vet. Och saknas det då korrekt upprättade körjournaler kan det bli kostsamt för såväl företaget som medarbetarna genom upptaxering och förmånsbeskattning.

– Med det i åtanke är en elektronisk körjournal en investering som sparar både tid och pengar. Rent administrativt lönar det sig direkt eftersom det administrativa arbetet försvinner, vilket frigör tid men även minimerar risken för fel. När företag inför en körjournal sjunker ofta bilanvändandet och därmed också kostnaden för bränsle och service, säger Per Åkerstrand.

HR-fråga

Till skillnad från manuella system registrerar elektronisk körjournal alla körsträckor automatiskt. Föraren styr den själv via en app i sin mobiltelefon och kan med en enkel knapptryckning välja mellan tjänste- eller privatresa. Med GPS-styrning med kartfunktioner underlättas inte bara bilkörningen för föraren utan även arbetsledarens realtidsuppföljning av bilar ute på fält. Det ger underlag till såväl planering som effektivisering av bilanvändningen.

– Mer ordning och reda är inte bara en fråga om Skatteverket och ekonomi; det är även en HR-fråga. Dels tas en stor del administrativ börda bort från enskild medarbetare, dels ger en mer effektiv bilkörning och bättre planering en betydligt bättre arbetsmiljö för de som har bilen som arbetsplats, avslutar Per Åkerstrand.